有效的会议
会议是完成团队工作的一种有效方法。有效的会议需要有明确的目的、合理的议程、一致的结果。
- 一般会议建议如下：
准则
如果按照以下信息开展会议，会议就会有价值。
计划工作。
解决问题。
做出决定。
分享相关信息。
回答问题。
如果会议没有具体目的，那么这个会议就没有意义，取消会议。
在会议上进行多方信息共享。
- 团队成员逐一向经理汇报各自独立的工作状况，不属于多方信息交换。这是在浪费团队其他人的时间。
确保所有应出席会议的人员出席(只允许与会议相关的人员出席)。
在有些应出席会议提供信息的人员未出席的情况下，该团队无法制定计划或作出决定。
有太多代表次要利益的人员出席会议，会影响会议结果的正确性。
能够对组织利益产生重要影响的议题和问题会激发大家的兴趣。
- 将对议题和问题感兴趣但对结果不承担任何责任的人，请出会议室。或者赋予他们正式旁听者的角色。
创造正式旁听者角色。
- 旁听者出席会议是为了听和学习，而不是参与，安排他们坐在远离会议桌的座位上，以强调他们角色的不同之处。
如果有旁听者坚持要参与其中，可以按如下方法处理：
表明会议结果将会传达给他们，并礼貌的请他们离开。
在会议一开始，明确会议角色、规则和结果。明确哪些人员来做出最后决定，以及谁可以提供信息。
调整会议进程，将他们给出的信息纳入考虑范围。
允许他们全程参与，即他们应参与行动并共同承担责任。
如果旁听者坚持打断会议，即使他们仍然以旁听者的身份出席会议，也要请他们离开。
制定议程。
- 议程是实现会议目标的计划。无需完全按照议程，应根据会议情况进行调整。
会议应保持简短。
- 控制在一个小时以内。
在会前，应发放会议目的、议程和预期结果。
如果会议需要与会人员做好准备，那应该给大家充足的准备时间。在会议开始时，回顾并通过会议议程，允许与会人员增添项目或改变优先顺序。
使用活动挂图或者在白板上贴出议程，以明确会议焦点。
会议中，抓住关键信息。
会议期间，应做好会议记录。每个人都能看到的记录是最有效的。
使用活动挂图或白板记录下关键点、实施时间、待解决问题和决定。
回顾会议结果。
- 会议结束时，要回顾会议纪要。明确行动计划、决定或其他会议结果。决定团队如何跟进行动计划。
会后，分发会议记录。
- 重要会议，结束当天，要将会议记录打印并发放下去。核心与会人员和相关人员都应收到会议记录。
抓住做出改善会议的机会。
每次会议结束后，应就会议结果对与会人员的价值进行信息收集。使用主观测量标准，例如时间投资收益(ROTI)。
请与会人员对他们在会议上投入的时间和会议价值进行衡量，做出评分，分值0-4分。
将这一评分调查问卷贴在活动挂图上，请团队进行投票。结果以组织图的形式表示出来。
问卷调查结束后，了解会议有价值或无价值的原因：
访问打2分以上的与会人员
- 得到了什么具体帮助
访问打1或0分的与会人员
- 哪些信息想从会议中得到却没有得到
询问与会人员
- 下次会议，哪些内容该保留，哪些该舍弃，需要增加哪些内容
如果大多数与会者认为会议收益与他们付出的时间成正比，那么这个会议就是个不错的会议。
如果评分在2分一下，表示会议目的不能满足与会人员的需求，或会议进行得不好。
有效的团队会议
通过团队会议，成员可以团队的形式共同解决问题。应做好每周一次的团队会议
准则
时间在一个小时以内，重大问题会需要更多时间。
不要在员工困倦、疲惫或准备下班过周末的时间开会。
讨论传闻、八卦，分享好消息
讨论八卦和传闻，让其真相大白，团队成员的注意力就不会再被其分散。
传闻和八卦可以充分表明整个组织的氛围。
分享好消息，可以提高团队士气。
不要询问个人状况，个人状况是一对一会谈时的问题。否则就会浪费大家的时间。
注意力应集中在需要团队共同解决的问题上
集思广益，要求团队成员写下他们当前的问题列表。
回顾(确定)团队任务和目标。
集思广益，要求团队成员思考应如何提高团队的工作效率。
每周在同一地点、同一时间进行团队会议，这会使团队形成共同工作的规律。
跟进团队行动计划。可分别进行交流以跟进工作进展情况，并提供帮助。
对于一个互相依赖的团队，每天用15分钟开一个立席会议是非常有效的方法。每日立席会议的目的是使团队成员相互交流并相互做出承诺。
上次会议结束后，你做了什么工作？
今天，你的工作内容是什么？
你碰到了什么困难？
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