如何进行高效沟通/交流
事前准备
沟通/交流前的准备工作至关重要，是提高效率和降低沟通成本的关键。
在沟通前，你可以考虑以下几项内容，以便高效地进行沟通/交流。
- 交流缘由：
进行沟通/交流的起因和意义。
- 交流主题：
根据缘由提炼出的中心意思，或者分解后的子意思内容。
- 达成目标：
沟通/交流后，需要达到的效果、目的。目标可以是一个或多个。
- 预期结果：
预测沟通/交流后，目标的达成情况，即可以达成什么样的结果。
- 交流议程：
为实现交流目标，而采取的交流步骤与方式。
- 交流时间：
约定正式沟通/交流的时间段，要具体到时间点。尽量不要超过1小时。
- 交流地点：
约定正式沟通/交流的地点，可以是正式的会议室，也可以是非工作区域。
- 参与人员：
为实现沟通/交流目标，必须参与意见的人员。无关人员不需要参与。
- 收集意见：
进行沟通/交流前，要收集参与人员的意见和建议。
以上信息要提前发给参与人员。你也可以参考《有效的会议》和《有效的一对一会谈》。
认真进行
开始沟通/交流时，要一起重新明确议程，对原先的议程进行调整和补充。
按照议程进行沟通/交流，控制时间。整个交流控制在1小时内为宜。
一定要让每一个参与者都发表意见，对结论达成共识。
制定计划
根据沟通/交流达成的共识，安排出计划。
计划可以是非常具体的，也可以是宽泛的。
但是，要确保每一项事情都有人去执行，且有相应的限定期限。
做好记录
根据沟通/交流的时间顺序，记录下有效的信息。信息应该包含以下几项内容：
交流主题。
交流时间。
交流地点。
参与人员(包括出席和缺席信息)。
交流议程(沟通/交流时，重新明确的议程)。
交流记录(与沟通/交流目标相关的有效信息记录)。
交流决议(达成共识的结论、结果，下一步的计划)。
回顾决议
- 沟通/交流结束时，要对记录下来的信息进行回顾、修正和补充。以便接下来的执行和跟踪。
跟踪结果
- 沟通/交流结束后，需要有人对计划安排，进行定期或不定期的跟踪检查。以便沟通/交流的结果得以落实。
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